REJESTR KLIENTÓW – INFORMACJA O PRYWATNOŚCI


Dzień przygotowania

26.4.2018

Kontroler Rejestru

Heatmasters Group Oy
Televisiotie 2, 15860 Hollola, FINLAND
Tel. +358 20 718 1310

Osoba kontaktowa odpowiedzialna za rejestr

Ilkka Mujunen
Tel. +358 20 718 1310
Email: info@heatmasters.net

Nazwa rejestru

Rejestr klientów

Cel przetwarzania danych osobowych

Celem jest prowadzenie rejestru klientów, zarządzanie zamówieniami klientów, archiwizacja i obsługa oraz zarządzanie relacjami z klientami.

Dane mogą być wykorzystywane do rozwoju działalności firmy, celów statystycznych oraz do dostarczania bardziej osobistych treści w serwisach internetowych firmy. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o ochronie prywatności.

Dane w rejestrze mogą być wykorzystywane we własnych rejestrach firmy do m.in. bardziej ukierunkowanego marketingu bez ujawniania danych osobom trzecim. Firma może korzystać z usług partnerskich w celu utrzymania relacji z klientami i usługami, a część danych rejestru może zostać przeniesiona na serwery partnerskie z przyczyn technicznych. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu utrzymania relacji z klientem za pośrednictwem interfejsów technicznych.

Firma ma prawo publikować dane zawarte w rejestrze w formie elektronicznej lub pisemnej, chyba że klient wyraźnie na to nie wyraził zgody. Listy w tym przypadku oznaczają m.in. etykiety adresowe do marketingu bezpośredniego lub podobne. Klient ma prawo nie wyrazić zgody na publikację danych, informując o tym dział obsługi klienta drogą mailową,(info@heatmasters.net) lub osobe kontaktową podana w rejestrze

Zawartość danych rejestru

Rejestr jest zarządzany przez Heatmasters Group Oy i zawiera dane ze swoich w spółek zależnych, które znajdują się pod tym samym adresem lub korzystają z tych samych serwerów. Do firm tych należą: Heatmasters Group Oy, Heatmasters Lämpökäsittely Finland Oy oraz Heatmasters Technology Oy.

Rejestr Klienta może zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko
  • firma
  • adres mailowy
  • adres pocztowy
  • numer telefonu
  • informacje o wcześniejszych zamówieniach, ofertach itp.

Zwykłe źródło danych

Dane pozyskiwane są z procesu zamawiania przez klienta w oddziałach firmy, sklepach internetowych lub przez przedstawicieli, a także poprzez powiadomienia związane z systemem obsługi klienta w trakcie trwania relacji z klientem.

Dane są pozyskiwane w procesie rejestracji klienta, a także z powiadomień dokonywanych przez klienta w trakcie utrzymywania relacji z klientem Aktualizacje danych osobowych i teleadresowych otrzymują również urzędy i firmy oferujące usługi aktualizacji danych teleadresowych. Dane mogą być również otrzymywane od podwykonawców, którzy są zaangażowani w korzystanie lub świadczenie usług.

Dane o działaniach Klienta w środowisku cyfrowym mogą być pozyskiwane ze stron internetowych partnerów, systemów informatycznych lub innych źródeł cyfrowych, które wymagają rejestracji za pomocą zaproszenia elektronicznego (link), za pomocą plików cookies lub z wykorzystaniem danych logowania podanych Klientowi.

Dane w rejestrze klientów są wykorzystywane wyłącznie przez firmę, z wyjątkiem przypadków korzystania z usług zewnętrznego dostawcy w celu tworzenia usług o wartości dodanej lub sprawdzania zdolności kredytowej.

Dane nie będą ujawniane poza firmą lub na użytek jej partnerów, z wyjątkiem przypadków składania wniosków kredytowych, windykacji lub fakturowania oraz gdy występują do tego prawnie zobowiązane. Dane osobowe nie będą przekazywane poza teren UE, chyba że jest to niezbędne do zabezpieczenia rozwiązań technicznych.

Dane zarejestrowanej osoby zostaną usunięte na żądanie użytkownika, chyba że uniemożliwią to przepisy prawne, otwarte faktury lub działania związane z windykacją.

Normalne udostępnianie danych osobowych

Patrz powyżej.

Przekazywanie danych poza UE lub EOG

Dane osobowe nie będą przekazywane poza teren UE, chyba że jest to niezbędne do zabezpieczenia rozwiązań technicznych.

Zasady ochrony rejestru A: materiały drukowane

Dane kontaktowe zebrane od klientów i inne dokumenty obsługiwane ręcznie, w tym dane klienta, są przechowywane po wstępnej obsłudze w zamkniętej i ognioodpornej przestrzeni. Tylko wybrani pracownicy z podpisaną umową o zachowaniu poufności są upoważnieni do obsługi przechowywanych danych klientów metodą tradycyjną.

Zasady ochrony rejestru B: Materiały cyfrowe

Do korzystania z rejestru klientów i aktualizacji jego danych upoważniony jest tylko wybrany personel firmy i jej partnerów. Każdy użytkownik ma swoją osobistą nazwę użytkownika i hasło, a każda osoba podpisała umowę o zachowaniu poufności. System jest chroniony przez firewall, który chroni przed dostępem z zewnątrz.

Cookies

Patrz powyżej.

Prawo kontroli

Zarejestrowana osoba ma prawo wglądu do tego, jakie dane na jej temat znajdują się w rejestrze. Żądanie chęci sprawdzenia danych należy złożyć w formie pisemnej, kontaktując się z działem obsługi klienta lub osobą kontaktową w rejestrze w języku fińskim lub angielskim. Wniosek o sprawdzenie danych musi być podpisany osobiście.

Zarejestrowana osoba ma prawo nie wyrazić zgody na przetwarzanie i udostępnianie danych do marketingu bezpośredniego i sprzedaży oraz badań rynkowych lub innych poprzez kontakt z działem obsługi klienta firmy.

Prawo do żądania sprostowania

Dane osobowe w rejestrze, które są nieprawidłowe, bezużyteczne lub nieaktualne z punktu widzenia celu obsługi, muszą zostać poprawione, usunięte lub zaktualizowane.

Prośba o sprostowanie musi być sporządzona w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem i skierowane do działu obsługi klienta firmy lub osoby kontaktowej w rejestrze.

W żądaniu należy wskazać, jakie dane wymagają sprostowania i dlaczego Sprostowanie zostanie wykonane bezzwłocznie.

Informacja o sprostowaniu przekazywana jest stronie, od której otrzymano dane lub której dane zostały ujawnione.

Jeśli wniosek o sprostowanie zostanie odrzucony, osoba kontaktowa w rejestrze udzieli pisemnego wyjaśnienia, dlaczego wniosek został odrzucony.

Odmowę można przekazać lokalnemu rzecznikowi ds. ochrony danych w celu rozwiązania sprawy.

Inne prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Zarejestrowana osoba może nie wyrazić zgody na ujawnienie lub przetwarzanie swoich danych do celów marketingu bezpośredniego i innych celów marketingowych, zażądać anonimizacji danych w odpowiednich częściach oraz prawa do całkowitego zignorowania.

 

Zgodność Heatmasters z RODO